Privacyverklaring

Aivoria B.V. respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

Aivoria B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Via de website aivoria.nl

Contactformulier. Wanneer je het contactformulier invult, verwerken wij:

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer, indien ingevuld
• de inhoud van je bericht

Chatbot. Wanneer je de chatfunctie op onze website gebruikt, slaan wij het gesprek op: je vragen, de antwoorden van de assistent en de pagina waarvandaan je het gesprek startte. Laat je in het gesprek je naam, e-mailadres of telefoonnummer achter, dan verwerken wij die gegevens ook. Dat kan doordat je om contact vraagt, of doordat je ze zelf invult in het veld dat na afloop van het gesprek verschijnt. Je vragen worden voor het opstellen van een antwoord verwerkt door onze AI-dienstverlener; die bewaart de gesprekken niet. Met de knop “Gesprek beëindigen” in het chatvenster wis je het gesprek uit je scherm; de opgeslagen kopie bij ons valt onder de bewaartermijn hieronder. In datzelfde scherm kun je het gesprek een cijfer van 1 tot 5 geven. Dat cijfer bewaren wij bij het gesprek, zodat wij de kwaliteit van de assistent kunnen beoordelen; het is niet verplicht.

Bezoekstatistieken. Wij gebruiken een statistiekdienst die zonder cookies werkt om te zien hoe onze website gebruikt wordt, en om te meten hoe snel pagina’s laden. Daarbij worden geen individuele bezoekers herkend: er worden alleen geaggregeerde gegevens vastgelegd, zoals het aantal bezoeken per pagina, de laadtijd, het land en het soort apparaat. Omdat hiervoor geen gegevens op je apparaat worden opgeslagen of uitgelezen, is hiervoor geen toestemming vereist.

Meta-pixel (alleen met je toestemming). Geef je in de cookiemelding toestemming, dan laden wij de Meta-pixel van Meta Platforms Ireland Ltd. Die stuurt gegevens over je bezoek naar Meta: de pagina’s die je bekijkt, je IP-adres en gegevens over je browser en apparaat, en plaatst daarvoor een cookie. Wij gebruiken dit om te meten welke advertenties op Facebook en Instagram bezoekers naar onze website brengen. Geef je geen toestemming, dan wordt de pixel niet geladen en gaat er niets naar Meta. Zie ook kopje 8.

Google Analytics (alleen met je toestemming). Geef je in de cookiemelding toestemming, dan laden wij ook Google Analytics van Google Ireland Ltd. Dat meet hoe bezoekers onze website gebruiken: welke pagina’s je bekijkt, hoe je op onze website kwam, hoe lang je blijft, of je een contactaanvraag verstuurt, en gegevens over je browser, apparaat en de regio waar je bent. Daarvoor plaatst het cookies. Google Analytics slaat je IP-adres niet op. Geef je geen toestemming, dan wordt Google Analytics niet geladen en gaat er niets naar Google. Zie ook kopje 8.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Reageren op contactverzoeken en aanvragen
• Uitvoering van overeenkomsten met klanten
• Facturatie en administratie (wettelijke verplichting)
• Verbeteren van onze website en dienstverlening
• Marketing en commerciële opvolging
• Meten welke advertenties op Facebook en Instagram bezoekers opleveren (alleen met je toestemming)
• Meten hoe onze website gebruikt wordt en hoeveel contactaanvragen hij oplevert, met Google Analytics (alleen met je toestemming)
• Beveiliging, logging en misbruikpreventie

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Chatgesprekken op de website: 90 dagen, daarna automatisch verwijderd
• Contactverzoeken via de website — een ingestuurd contactformulier, of contactgegevens die je in de chat achterlaat: 90 dagen, daarna automatisch verwijderd
• Contactformulier: Tot 24 maanden na het laatste contact
• Klant- en factuurgegevens: 7 jaar vanwege wettelijke fiscale bewaarplicht
• Bezoekstatistieken: uitsluitend geaggregeerd en niet herleidbaar tot een persoon; bewaard volgens de termijn van onze statistiekdienst
• Meta-pixel: het cookie _fbp blijft maximaal 90 dagen op je apparaat. Wat Meta via de pixel ontvangt, bewaart Meta volgens haar eigen privacybeleid
• Google Analytics: de cookies _ga en _ga_ZS32FYY6B7 blijven maximaal 2 jaar op je apparaat. De gegevens over je bezoek bewaren wij in Google Analytics maximaal 14 maanden
• Je keuze in de cookiemelding: een jaar, daarna vragen wij het opnieuw

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering:

• Hosting en infrastructuurpartijen
• Software en ontwikkelplatformen
• AI-dienstverleners
• Advertentieplatforms (Meta), alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft
• Google, voor websitestatistieken met Google Analytics, alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft
• E-mail, CRM en support systemen
• Administratieve en financiële dienstverleners
• Bevoegde overheidsinstanties wanneer wettelijk verplicht

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan versleutelde verbindingen, toegangscontrole, logging en beveiligde hosting.

7. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
• gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• de verwerking te laten beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking
• je gegevens te laten overdragen
• een gegeven toestemming in te trekken

Stuur je verzoek naar support@aivoria.nl. Wij reageren binnen vier weken. Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Op onze website staat de Meta-pixel van Meta Platforms Ireland Ltd. Die laadt alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Pas dan plaatst hij het cookie _fbp en stuurt hij gegevens over je bezoek naar Meta, zoals beschreven onder kopje 2. De grondslag is je toestemming.

Meta kan deze gegevens koppelen aan een Facebook- of Instagram-account en ook voor eigen doeleinden gebruiken. Voor het verzamelen en doorgeven van de gegevens via onze website zijn Aivoria en Meta gezamenlijk verantwoordelijk; wat Meta daarna met de gegevens doet, valt onder de verantwoordelijkheid van Meta. Meta kan gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten en maakt daarvoor gebruik van het EU-VS Data Privacy Framework. Meer hierover staat in het privacybeleid van Meta.

Met dezelfde toestemming laden wij ook Google Analytics van Google Ireland Ltd. Dat plaatst de cookies _ga en _ga_ZS32FYY6B7, waarmee Google herkent dat meerdere paginabezoeken van hetzelfde apparaat komen, en stuurt gegevens over je bezoek naar Google, zoals beschreven onder kopje 2. Google verwerkt deze gegevens voor ons om statistieken over onze website te maken. De grondslag is je toestemming. Google kan gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten en maakt daarvoor gebruik van het EU-VS Data Privacy Framework. Meer hierover staat in het privacybeleid van Google.

Weiger je, dan worden de pixel en Google Analytics niet geladen en gaat er niets naar Meta of Google. De website werkt dan precies hetzelfde. Je kunt je keuze altijd wijzigen of je toestemming intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina; trek je je toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van Meta en Google uit je browser.

Onze eigen bezoekstatistieken werken zonder cookies en vallen hier niet onder.

Verder zijn er drie technische voorzieningen die gegevens in je browser opslaan:

• Je keuze in de cookiemelding wordt een jaar bewaard in de lokale opslag van je browser, zodat wij je niet op elke pagina opnieuw hoeven te vragen.
• De chatfunctie onthoudt binnen je sessie of je de tekstballon hebt weggeklikt. Dat gebeurt in de sessieopslag van je browser en verdwijnt zodra je het tabblad sluit.
• Het besloten beheerscherm van Aivoria gebruikt een sessiecookie om medewerkers ingelogd te houden. Dat cookie krijg je als bezoeker van de website niet.

9. Vragen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Mail dan naar support@aivoria.nl.